Informationsblatt zum Datenschutz in Verwaltungssachen

mit Erläuterungen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung

Wie die Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen Ihre personenbezogenen Daten in Rechtssachen verarbeitet

(Informationen nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung und § 55 Bundesdatenschutzgesetz)

Die Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in gesetzlich geregelten gerichtlichen und staatsanwaltlichen Verfahren. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Angaben zur Person, aber auch zu Sachverhalten, die mit einer Person in Verbindung stehen. Bei der Erhebung, Speicherung, Übermittlung und sonstigen Verarbeitungen genügen wir höchsten Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Daten. Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren,

  • an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,
  • auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,
  • wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und
  • welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber der Justiz haben.

Die in diesen Hinweisen bezeichneten Gesetze können Sie im Internet unter http://www.gesetze-im-internet.de (Bundesrecht), http://www.recht.nrw.de (Landesrecht Nordrhein-West-falen) und http://eur-lex.europa.eu/ (Recht der Europäischen Union) in der jeweils geltenden Fassung abrufen.


1. Wer ist für die Datenverarbeitung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften des Landes Nordrhein-Westfalen verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

a) Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle ist das Gericht, die Staatsanwaltschaft oder die sonstige Einrichtung der Justiz, die mit der Bearbeitung der betreffenden Rechtssache befasst ist.

b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutzrecht: der behördliche Datenschutzbeauftragte

Es gibt eine für den Datenschutz zuständige Person, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden können (behördlicher Datenschutzbeauftragter). Deren Kontaktdaten können Sie der jeweiligen Internetseite der verantwortlichen Stelle entnehmen oder dort telefonisch erfragen.

Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen zuständig. Sie darf Ihnen keinerlei Auskunft zum Gerichtsverfahren geben und keine Rechtsberatung erteilen.

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen?

Die Justiz hat umfassende Zuständigkeiten. Unsere Verfahren betreffen nahezu alle erdenklichen Lebenslagen. Ihre personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Wahrnehmung der Aufgaben der Justiz erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage der mit der Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse der Organe der Rechtspflege verbundenen Datenverarbeitungsvorgänge sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c und e - ggf. auch a - der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die einschlägigen Vorschriften der jeweiligen Verfahrensordnungen (etwa der Zivilprozessordnung (ZPO), des Sozial- oder Arbeitsgerichtsgesetzes (SGG, ArbGG), der Finanzgerichts-, der Verwaltungsgerichts- oder der Grundbuchordnung (FGO, VwGO, GBO). Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) werden von uns auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f DSGVO verarbeitet, soweit dies im Rahmen unserer justiziellen Tätigkeit erforderlich ist.

Im Übrigen gelten ergänzend für die rechtsprechende Tätigkeit das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und für die behördliche Tätigkeit der Gerichte das Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW).

In Verfahren betreffend die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung, Verfolgung oder Ahndung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten oder die Strafvollstreckung gelten statt der Datenschutzgrundverordnung die für diese Verfahren jeweils einschlägigen, besonderen Verfahrensvorschriften. Diese finden sich etwa in der Strafprozessordnung (StPO), dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG), dem Einführungsgesetz zum Gerichtsverfassungsgesetz (EGGVG); dem Strafvollzugsgesetz (StVollzG), dem Bundeszentralregistergesetz (BZRG) und dem Straßenverkehrsgesetz (StVG).

Nach Abschluss des Verfahrens können die Daten zur Erfüllung anderer gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, etwa um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Es gelten dann die Vorschriften der DSGVO sowie des DSG NRW.

Auch zu anderen als den genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage für die jeweilige Datenverarbeitung gibt, beispielsweise zur Wahrnehmung der Aufgabe einer anderen Behörde, oder wenn Sie in eine solche Weiterverarbeitung vorher ausdrücklich eingewilligt haben.

3. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Die Justiz kann Ihre personenbezogenen Daten nicht nur bei Ihnen als betroffener Person erheben, sondern auch bei anderen Stellen und Personen, zum Beispiel bei Verfahrensbeteiligten oder bei Zeugen, Sachverständigen oder durch Anforderung von Auskünften oder Akten bei anderen Behörden und Gerichten. Die Rechtsgrundlagen hierfür ergeben sich insbesondere aus der jeweils maßgeblichen Verfahrensordnung.

4. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?

Die Justiz legt Ihre personenbezogenen Daten Dritten gegenüber nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt.

a) Innerhalb der Justiz erhalten nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die mit der Durchführung des Verfahrens betraut sind, in dem Ihre Daten verfahrensrelevant sind. Dies sind zum Beispiel die Richterinnen, Richter, Rechtspflegerinnen und Rechtspfleger, die in dem jeweiligen Verfahren eine Entscheidung zu treffen haben, sowie die Serviceeinheiten und Schreibkräfte.

Für die Erledigung unserer Aufgaben benutzen wir IT-gestützte Fachverfahren (Software), in die Ihre Daten eingegeben werden. Dabei arbeiten wir auf Grundlage eines Gesetzes oder eines anderen bindenden Rechtsinstruments auch mit anderen Stellen der Landesverwaltung zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diesen werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, übermittelt. So werden z.B. zum Einzug von Gerichtskosten in Verfahren, in denen Kosten anfallen, Ihr Name, Ihre Anschrift und das Geschäftszeichen des jeweiligen Verfahrens an die Zentrale Zahlstelle Justiz übermittelt.

Anderen Justizbehörden werden personenbezogene Daten nur übermittelt, soweit es für unsere oder deren gesetzliche Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Im Fall einer endgültigen Abgabe eines Verfahrens an ein anderes zuständiges Gericht werden Sie nach Prozessrecht informiert. In diesem Fall können personenbezogene Daten auch gespeichert bleiben, um die Abgabe nachzuvollziehen.

b) An Stellen außerhalb der Justiz übermitteln wir personenbezogene Daten im Einzelfall, soweit es für unsere oder deren gesetzliche Aufgabenerfüllung notwendig ist. Wir übermitteln im Einzelfall Daten an:

  • Beteiligte des Verfahrens, in dem Ihre personenbezogenen Daten erhoben worden sind, soweit es für die Durchführung des Verfahrens erforderlich ist;
  • in einem Verfahren nach der jeweiligen Verfahrensordnung hinzuzuziehende Personen, zum Beispiel Sachverständige oder Dolmetscher. Zeugen gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt, soweit es für die Durchführung des Verfahrens erforderlich ist;
  • Behörden zu unserer und zu deren gesetzlicher Aufgabenerfüllung. Empfänger können beispielsweise Strafverfolgungs-, Ausländer- oder Sicherheitsbehörden sein.
  • andere Personen in Verfahren, welche die bei der Justiz geführten Register betreffen, wie beispielsweise das Handelsregister und das Grundbuch, nach den dafür geltenden Vorschriften, oder andere Personen, die nach der jeweiligen Verfahrensordnung akteneinsichts- oder auskunftsberechtigt sind.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Verfahrens erhoben wurden, werden in die Verfahrensakten aufgenommen. Die Speicherfristen für die Verfahrensakten bestimmen sich
nach den besonderen Regelungen über die Aufbewahrung von Justizakten. Die Aufbewahrungsfristen sind entsprechend der Erfordernisse in den verschiedenen Verfahren unterschiedlich lang.

6. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Grundsätzlich müssen Sie nur die Daten bereitstellen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir nach anderen Gesetzen verpflichtet sind.

Besteht nach der maßgeblichen Rechtsgrundlage eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, richten sich die Rechtsfolgen einer Verletzung dieser Pflicht nach deren Regelungen.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Wahrnehmung unserer gesetzlichen Aufgaben werden grundsätzlich keine Instrumente zur automatisierten Entscheidungsfindung eingesetzt.

Lediglich im gerichtlichen Mahnverfahren werden die nach den §§ 688 ff. der ZPO maßgeblichen Daten automatisiert verarbeitet. Dabei werden die nach der Zivilprozessordnung geforderten und vom Antragssteller gelieferten Antragsdaten automatisiert geprüft. Es wird geprüft, ob die Parteibezeichnungen stimmig sind und die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen, der bezeichnete Anspruch einschließlich eventueller Nebenforderungen konkret genug nach gültigem Rechtsgrund, Fälligkeit und bestimmten Betrag in Euro bestimmt ist und ob das angerufene Gericht sowie das im Mahnbescheid zu bezeichnende Gericht für den Fall der Abgabe nach Widerspruch oder Einspruch zuständig und korrekt bezeichnet sind. Ebenso werden die Daten eventueller Folgeanträge (Antrag auf Neuzustellung, Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids) nur auf Konsistenz und auf Zulässigkeit hin geprüft. Sind die Antragsdaten fehlerfrei, so werden die beantragten Bescheide erlassen und zur Zustellung an den Antragsgegner ausgefertigt. Bei Fehlern erzeugt das System ein maschinelles Beanstandungsschreiben an den Antragsteller. Bei gravierenden Fehlern steuert das Programm das betroffene Verfahren aus der maschinellen Bearbeitung aus.


8. Ihre Rechte als betroffene Person gegenüber der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie gegenüber der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen geltend machen können:

a) Recht auf Auskunft

Sie haben ein Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf weitere Informationen. Zudem erhalten Sie auf Antrag
grundsätzlich Auskunft darüber, ob und wenn ja, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir von Amts wegen an andere Stellen übermittelt haben.

Das Auskunftsrecht wird durch das Recht Dritter am Schutz ihrer personenbezogenen Daten oder andere entgegenstehende Rechte beschränkt. So besteht das Auskunftsrecht etwa im Bereich der Strafrechtspflege nur eingeschränkt, da die Ermittlung und Verfolgung von Straftaten nicht gefährdet werden darf.

b) Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten steht Ihnen insbesondere dann zu, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht oder nicht mehr zulässig ist. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Aufbewahrungsfristen für die betreffenden Verfahrensakten abgelaufen sind, wobei wir dann die Akten von Amts wegen unaufgefordert vernichten. Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Hierdurch bleibt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung unberührt.

Können wir Ihre personenbezogenen Daten wegen entgegenstehender, gesetzlich geregelter Gründe nicht löschen, haben Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht darauf, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten. Außerhalb des Bereichs der Strafrechtspflege besteht zudem unter den Voraussetzungen von Artikel 18 DSGVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Die genannten Rechte stehen in einem Verfahren unter dem Vorbehalt der jeweils geltenden Rechtsgrundlage, insbesondere der Verfahrensordnung, die zur Sicherung einer sachgerechten Verfahrensdurchführung und im Interesse der Verfahrensbeteiligten besondere Regelungen und Einschränkungen vorsehen können. Solche Vorschriften finden sich beispielsweise in der Grundbuchordnung (§ 12 d GBO) und der Zivilprozessordnung (§§ 802k und 882i ZPO). In einem Strafverfahren gelten weitere, hier nicht aufgelistete gesetzliche Vorbehalte.

9. Ihr Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO

Außerhalb des Bereichs der Strafrechtspflege haben Sie gemäß Artikel 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir dürfen in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt. Ein zwingender Grund kann sich insbesondere aus Gesetzen ergeben, die der Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen oder uns zur fortgesetzten Verarbeitung zwingen, das können etwa gesetzliche Aktenaufbewahrungsfristen oder andere besondere gesetzliche Regelungen wie beispielsweise § 12d Absatz 3 GBO oder § 36 BDSG sein.

10. Ihr Recht auf Beschwerde bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail:poststelle@ldi.nrw.de

zu wenden. Bitte beachten Sie, dass die Landesbeauftragte für den Datenschutz ausschließlich die datenschutzrechtliche Aufsicht über die Gerichte innehat und eine Aufsicht auch nur ausübt, soweit die Gerichte nicht rechtsprechend tätig werden.